Dernière mise à jour : 09/12/2025

1. Introduction

La présente Politique de Confidentialité explique comment les données personnelles sont traitées dans l’Application mobile SportXperience.

L’Application est utilisée par les clubs sportifs pour organiser leurs activités, gérer leurs membres et faciliter la communication interne.

2. Rôle des parties (RGPD)

2.1  Responsable du traitement

Le club de l’utilisateur est le responsable du traitement au sens du RGPD.

Il détermine quelles données sont collectées, affichées et utilisées dans l’Application.

2.2 Sous-traitant

KOLEOS agit en tant que sous-traitant, uniquement pour le compte du club et selon ses instructions.

3. Données collectées et traitées

Les données visibles dans l’Application proviennent :

• du club, qui saisit, met à jour ou synchronise les données de ses membres ;
• de l’utilisateur, qui peut compléter ou modifier certaines informations à partir de son profil ou de son espace personnel.

3.1 Données d’identification

• Nom et prénom
• Photo de profil (facultative)
• Coordonnées de contact
• Rôle dans le club (joueur, parent, coach, bénévole, staff)

3.2 Données relatives à la vie du club

• Équipes, catégories, groupes
• Planning, convocations, matchs, entraînements
• Présences / absences
• Documents (convocations, listes, communications internes)

3.3 Données fournies directement par l’utilisateur

• Modification de ses informations personnelles
• Photo de profil
• Réponses aux convocations
• Gestion du profil des enfants (compte parent)
• Préférences ou paramètres liés à son utilisation de l’Application

3.4 Données des enfants (comptes parents)

• Identité de l’enfant
• Équipe / catégorie
• Présences, convocations

Ces données sont gérées par le parent et/ou le club.

3.5 Données techniques (collectées automatiquement)

• Modèle de l’appareil
• Version du système d’exploitation
• Adresse IP
• Logs de fonctionnement
• Données d’usage anonymisées (analytiques)

L’Application ne collecte aucune donnée sensible (santé, religion, etc.).

4. Finalités du traitement

Les données sont traitées uniquement pour :

• fournir les fonctionnalités de gestion sportive et administrative ;
• permettre la communication interne du club ;
• afficher les informations liées à l’activité sportive de l’utilisateur ;
• gérer les présences et convocations ;
• permettre à l’utilisateur de gérer son profil et celui de ses enfants ;
• assurer le bon fonctionnement technique de l’Application ;
• analyser de manière anonymisée l’utilisation de l’Application afin de l’améliorer.

Aucune donnée n’est utilisée à des fins commerciales ou publicitaires.

5. Bases légales (RGPD)

Selon les instructions du club, le traitement repose sur :

• l’exécution du contrat ou de la relation associative entre l’utilisateur et son club ;
• l’intérêt légitime du club (organisation, communication interne) ;
• le consentement, lorsqu’il est nécessaire (photo, notifications, etc.).

6. Destinataires des données

Les données peuvent être accessibles :

• au club (administrateurs, responsables d’équipe, staff autorisé) ;
• à KOLEOS, uniquement pour assurer le support technique et le fonctionnement de l’Application ;
• à des prestataires techniques encadrés contractuellement, tels que :
  • Odoo (hébergement)
  • Firebase (authentification, analytics anonymisés)
  • Services de sauvegarde et infrastructure
• aux autorités compétentes en cas d’obligation légale.

Aucune donnée n’est vendue ou transférée à des tiers à des fins commerciales.

7. Transferts hors Union Européenne

Certains outils techniques (par ex. Firebase) peuvent impliquer un traitement hors UE.

Ces transferts sont encadrés par les Clauses Contractuelles Types (SCC) approuvées par la Commission européenne.

8. Hébergement

Les données sont hébergées dans l’Union européenne via des infrastructures conformes au RGPD.

9. Durée de conservation

Les données sont conservées :

• tant que l’utilisateur est membre du club ;
• puis supprimées ou anonymisées à la demande du club ;
• ou automatiquement lors de la suppression des données du club dans le système.

KOLEOS ne conserve aucune donnée après la fin du contrat avec le club, sauf obligation légale.

10. Droits des utilisateurs

Conformément au RGPD, vous disposez de :

• droit d’accès
• droit de rectification
• droit d’effacement
• droit d’opposition
• droit à la limitation du traitement
• droit à la portabilité
• droit de retirer votre consentement

Ces droits doivent être exercés directement auprès de votre club, responsable du traitement.

11. Sécurité

Koleos met en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles pour protéger les données contre :

• l’accès non autorisé
• la perte
• la modification
• la divulgation ou destruction

L’utilisateur s’engage à protéger ses identifiants et à maintenir son appareil à jour.

12. Comptes enfants

Les données des mineurs sont gérées par les parents et/ou le club.

Aucune donnée d’enfants ne peut être visible par des tiers non autorisés.

13. Modifications de la Politique

La Politique de Confidentialité peut être modifiée en cas d’évolution technique, légale ou organisationnelle.

La nouvelle version sera publiée dans l’Application et la date de mise à jour sera indiquée.

14. Contact

Pour toute question technique : support-sportxperience@koleos.odoo.com

Pour exercer vos droits RGPD : contactez directement votre club, responsable du traitement.